מערכת ניהול למשרדי רואי חשבון וייעוץ מס
PractiQ 360 היא מערכת אחת לכל עבודת המשרד — מהלקוח ועד הדוח המשודר: אינדקס לקוחות, קליטת לקוחות וחתימה דיגיטלית מרחוק, איסוף מסמכים ושאלון שנתי, הצהרות הון, מעקב הכנה והגשה מול שע"ם, דואר · יומן · ווטסאפ במקום אחד, הכנת דוחות שנתיים ודוחות ביניים בסוכני AI שעובדים לפי ההוראות המקצועיות של המשרד — ומחשבון מס שמפיק את הטפסים ואת קובצי השידור לרשות המסים.
נבנה בתוך משרד רואי חשבון פעיל, ורץ בו יום-יום — ללא נייר.
הסוכנים
למשרדי רואי חשבון וייעוץ מס — הסוכנים עושים את העבודה, הצוות מאשר.
דוח שנתי, דוח ביניים והצהרת הון — מהמסמכים שנאספו ועד דוח מוכן לביקורת, לפי ההוראות המקצועיות של המשרד, עם סימון ליד כל מספר מאיפה הוא הגיע. רואה החשבון מבקר, מאשר ושולח לחתימה.
קורא את הדואר והווטסאפ, מנסח את התשובה, מזמן פגישות ושולח תזכורות ואישורי הגעה. העובדת רק מאשרת — בקליק אחד.
סוכן-העל עוקב אחרי כל המשימות במשרד, סוגר לבד את מה שלא דורש שיקול דעת, ומביא בכל בוקר לכל עובד את סדר היום שלו — ולמנהל את תמונת המצב. גם הגבייה: חיוב הלקוחות, מעקב אחרי החובות ותזכורת למי שלא שילם.
ואדם תמיד בלולאה: שום דבר לא יוצא ללקוח או לרשות המסים בלי אישור של רואה החשבון.
המודולים
מודול אחד לכל תחום — וכולם על אותו אינדקס לקוחות.
הסוכן מכין את הדוח השנתי מהתחלה ועד הסוף — מהמסמכים שנאספו, לפי ההוראות המקצועיות של המשרד, על המודלים המתקדמים ביותר. מסמן ליד כל מספר מאיפה הוא הגיע, מצביע על מה שחסר ונותן תובנות — והדוח מגיע לרואה החשבון מוכן לביקורת.
מחשבון מס מאושר ע"י רשות המסים: מס הכנסה, ביטוח לאומי, פחת וקיזוזי הפסדים, מיושר מול תחשיבי הרשות. מפיק את הדוח השנתי המלא לחתימה ולהגשה — 1301 ונספחיו (1321 · 1322 · 1324 · 1342 · 1344 · 1399 ועוד) — ואת קובצי השידור לרשות המסים: קובץ אחיד 1301 ו-6111. הדוח מוכן גם ידנית — במסך המנוע — וגם ע"י הסוכן; אין צורך בתוכנות אחרות להגשת דוח שנתי.
רשימת הדרישה נגזרת מדוח השנה הקודמת. הלקוח ממלא שאלון, מעלה מסמכים מול כל סעיף, והמשרד מאשר. מי שעוד לא הביא — מקבל תזכורות אוטומטיות בווטסאפ ובמייל, כל שלושה ימים ואחר כך שבועי, עד שהתיק שלם. מד־שלב אחיד לכל תיק.
מהדרישה של פקיד השומה ועד ההגשה: מעקב מועדים, שאלון ורשימת מסמכים ללקוח, איסוף, הכנת טופס 1219 בסוכן לפי ההוראות המקצועיות, השוואה מול ההצהרות הקודמות ובדיקת סבירות — ובדיקה של רואה החשבון. מפיקה את הטפסים הרשמיים למס הכנסה ואת קובץ השידור ישירות מהתוכנה.
ניהול תהליך העבודה של כל תיק במד־שלב אחד — מהדרישה, דרך השאלון והאיסוף, הסוכן, הביקורת והחתימה, ועד השידור — וכל המשרד בטבלת מעקב אחת. מסונכרן מול שע"ם: רשימות הדוחות הנדרשים, מכסות ההגשה בהסדר האורכות ומועדי ההגשה — "הגשה עד" לכל תיק, חלון העמידה במכסות, והתראה על מה שעומד להתפספס. מעקב ברמת המסמך: לכל דוח שנתי והצהרת הון רשימת דרישה שנגזרת מדוח השנה הקודמת ומהשאלון, וכל סעיף יודע מה הגיע ומה חסר. וכשהאיסוף הושלם — הסוכן מכין את הדוח המלא, מוכן לביקורת, תוך דקות.
קורא את כל מה שהמערכת יודעת — הלוג, המשימות, התיקים, הדואר והווטסאפ — ובכל בוקר מגיש לכל עובד את סדר היום שלו: מה דחוף, מה נתקע, איזה מסמך הגיע ואיש לא נגע בו, איזו הודעה מחכה למענה. משימות שאינן דורשות שיקול דעת הוא סוגר לבד; השאר מגיע מוכן לאישור בקליק. למנהל — תמונת מצב של המשרד כולו: עומס, תורים, ומה עומד להתפספס. והגבייה — גם היא שלו: חיוב הלקוחות לפי הסכם שכר הטרחה, חודשי ושנתי, מעקב אחרי החובות, דרישות תשלום ותזכורות בווטסאפ ובמייל למי שלא שילם — ולמנהל, מי חייב כמה.
חתימה דיגיטלית מאושרת ע"י רשות המסים: הלקוח חותם מהנייד, באצבע — קישור אחד לכל הטפסים, בלי הדפסה ובלי להגיע למשרד. החתימה מוטבעת בכל הטפסים, והחתומים נמשכים ומתויקים אוטומטית.
ריצת סוכן על קובצי הנהלת החשבונות של הלקוח: רווח והפסד השוואתי לתקופה, חישוב מקוצר של מס, ביטוח לאומי ומקדמות — באקסל וב-PDF, עם מכתב ללקוח.
אנשים, תיקי מס הכנסה, חברות ובעלי מניות, זוגות בתיק משותף — מקור אמת אחד שכל המודולים עובדים עליו. עדכון חודשי משע"ם. בכרטיס הלקוח: פרוטוקולים של שיחות ופגישות עם הלקוח, הקלטה ותמלול של הישיבה — ומעקב ביצוע של מה שסוכם.
לקוח חדש או לקוח שעובר ממייצג קודם: דף פרטים ומסמכים בענן, הצעת מחיר והסכם התקשרות לחתימה, מכתב למייצג הקודם — והטפסים הרשמיים לפתיחה ולסגירה (821 · 5329 · 6101 · 4436 · 2550 · 2551 · ייפוי כוח 2279) ממולאים מהמסמכים. מעקב עד שהתיק נפתח בפועל ברשויות, והחתומים מתויקים לבד.
כל הדואר והווטסאפ של המשרד משויכים ללקוח, במסך אחד. תבניות מאושרות, תפוצות לקבוצות לקוחות, וסוכן AI שמנסח תשובות ללקוחות — העובדת מאשרת ושולחת.
זימון פגישות אוטומטי — הלקוח בוחר מועד בעצמו, מקבל אישור הגעה ותזכורות לפני הפגישה. פגישות חתימה, הצהרות הון ושיחות — ביומן המשרד.
אישורים ללקוחות על נייר המכתבים של המשרד — ממסמך מקור, בעמוד אחד, בלחיצה.
אפליקציה לצוות בנייד — לקוחות, משימות, שיחות — גם מחוץ למשרד.
כל מסמך שמגיע — בסריקה, במייל, בווטסאפ או מדף ההעלאה של הלקוח — מזוהה, משויך ללקוח ומתויק לבד בתיקיית התיק. חיפוש מסמך בשנייה, חתימות ושליחה ללקוח מתוך הארכיון. עבודה מלאה ללא נייר: מקבלת המסמך ועד ההגשה למס הכנסה.
מנתונים גולמיים — מאזן בוחן, כרטסות ומסמכי החברה — ועד דוח כספי מבוקר מלא. הסוכן בונה את הדוח ואת ניירות העבודה, מסמן מאיפה כל מספר הגיע ומצביע על מה שדורש בדיקה; רואה החשבון המבקר בודק, מכריע וחותם. ביקורת ברמה אחרת.
התהליך
ארבעה צעדים — מהקישור ששולחים ללקוח ועד קובצי השידור.
ההטמעה
לא מחליפים את המשרד — מוסיפים לו. מתבסס על המערכות שכבר יש, ומתנסים בלי חשש.
הדואר והיומן של Microsoft 365, תיקיות הלקוחות בכונן המשרד, רשימות שע"ם, הקבצים שתוכנת הנהלת החשבונות והשכר מייצאת — PractiQ 360 מתחבר אליהם ועובד איתם. שום דבר לא מוחלף ושום דבר לא מוקלד מחדש.
אין "יום מעבר". אינדקס הלקוחות נבנה מרשימות שע"ם ומהנתונים שכבר יש במשרד, מתחילים ממה שכואב — למשל איסוף המסמכים לשנה הקרובה — ומרחיבים למודולים הבאים כשנוח.
כל מסמך שהכנסתם וכל דוח שהמערכת הפיקה יושבים בתיקיות שלכם, בפורמטים רגילים — PDF, Excel, Word וקובצי השידור. מפסיקים? הכול נשאר אצלכם. אין נעילה ואין תלות.
צרו קשר
המערכת נפתחת למשרדים נוספים בחודשים הקרובים. השאירו פרטים ונחזור אליכם לשיחה והדגמה.
[email protected]שיחת היכרות והדגמה חיה על המערכת — בלי התחייבות.